Арча - расчеты с персоналом и отчетность...

26.12.2016 г.

Создание отчета 6-НДФЛ для представления в налоговую инспекцию


Скачать инструкцию с картинками в формате WORD

С 2016 года вводится новая поквартальная отчетность для налоговых агентов по НДФЛ.

Данный отчет должны предоставлять в налоговую инспекцию налоговые агенты - российские организации, индивидуальные предприниматели и т.п. (ст.226 НК РФ), от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы.

Сроки сдачи

Отчет 6-НДФЛ представляется не позднее последнего дня месяца, следующего за первым кварталом, полугодием и девятью месяцами года, годовой расчет сдается — не позднее 1 апреля (новая редакция п.2 ст. 230 НК РФ).

За 1 квартал 2016 года нужно отчитаться не позднее 4 мая, поскольку период с 30 апреля по 3 мая 2016 года выпадает на выходные дни.

Краткое содержание инструкции:

1. Предварительная подготовка и проверка данных для отчета 6-НДФЛ.

2. Формирование и заполнение формы 6-НДФЛ.

3. Проверка отчета 6-НДФЛ.

1. Предварительная подготовка и проверка данных для отчета 6-НДФЛ

    Подготовка отчета в программе «Арча» производится, начиная с версии 16.03.
Внимание. Перед обновлением программы на Версию 16.03, не забудьте сделать резервную копию программы (Сервис/Резервное Сохранение/Восстановление данных).

    1.1 Заполнение срока перечисления НДФЛ (строка 120 разд. 2 формы 6-НДФЛ.

Срок перечисления НДФЛ регулируется ст. 226 НК РФ. Чтобы указать срок перечисления налога необходимо заполнить и настроить справочник Удержаний, для этого:

    Для подготовки сведений необходимо заполнить и настроить справочник Удержаний, для этого:

        1.1.1 Выберите пункт главного меню Сервис / Справочники / Справочник Удержаний.

        1.1.2 Выделите курсором вид удержания, далее нажмите кнопку «Редактировать».

        1.1.3 В открывшемся окне «Удержание», заполните поле Крайний срок перечисления НДФЛ, выбрав нужный вариант из открывающегося списка: (рис 1):

Рисунок 1

  Аналогично заполните все остальные удержания, используемые при работе в программе.Эта настройка позволит автоматически заносить в форму 6-НДФЛ сведения по строке 120 (срок перечисления налога).

 Для выбора срока перечисления налога можно воспользоваться справочной таблицей:

Наименование выплаты

Срок перечисления

Оплата труда по трудовому договору

Следующий день за днем выплаты

Больничные, командировочные, отпускные

Последний день месяца

Аванс

Налог не удерживается

Остальные виды выплат

В день выплаты

        1.2 Заполнение даты фактического получения дохода (строка 100 разд. 2 формы 6-НДФЛ)

        Теперь для каждого начисления дохода сотрудника должен быть заполнен реквизит «Дата» (Рис.2). При начислении заработной платы за отработанный месяц программа устанавливает по умолчанию дату получения дохода – последний день этого месяца (ст.223 НК РФ). В остальных случаях дата получения дохода будет датой создания записи о доходе (считывается с даты в компьютере пользователя). Чтобы проверить и отредактировать эту дату сделайте следующее:

                1.2.1 Откройте пункт меню Суммы / Занесение сумм персонально. Проверьте, заполнены ли даты расчета для каждого начисления (рис 2):

Рисунок 2

                1.2.2 Для редактирования этой даты выделите начисление, нажмите Доходы/Редактировать запись о доходе. В окне «Запись о виде дохода» заполните поля «Дата» (рис 3).

Рисунок 3

                1.2.3 Далее для проверки можно открыть отчет «Строки 100, 130 для 6-НДФЛ» (Отчеты / Отчеты по НДФЛ / Строки 100, 130 для 6-НДФЛ).

       1.3 Заполнение суммы фактического получения дохода (строка 130 разд. 2 формы 6-НДФЛ) Сумма фактического получения дохода в 6-НДФЛ - это сумма начисленного дохода налогоплательщику (без вычитания суммы удержанного налога) в дату, указанную в строке 100. Этот показатель заполняется в строке 130 6-НДФЛ согласно видам начислений, указанным в «Сведениях о суммах» каждого сотрудника (Суммы/Занесение сумм персонально).

         Внимание. Обязательными реквизитами вида дохода должны быть три реквизита: сумма дохода, код дохода и дата (Рис. 4). Установка и редактирование этих реквизитов производится через пункт меню Доходы/Редактировать запись о доходе

Рисунок 4

       1.4 Заполнение даты удержания налога (строка 110 разд. 2 формы 6-НДФЛ)

    Согласно п. 4 ст. 226 НК дата удержания налога у налогоплательщика НДФЛ должна совпадать с датой выплаты дохода этому налогоплательщику. Установка даты удержания НДФЛ с заработной платы в программе возможна 2 вариантами:

    Вариант 1. В программе ведется учет фактических выплат по ведомости. В этом случае, для проверки правильности заполнения дат выплат:

       1.4.1 В главном окне программы выберите в поле «Расчетный месяц» нужный месяц отчетного периода.

       1.4.2 Откройте пункт меню Суммы/Расчетная ведомость:

          - если суммы к выплате рассчитаны, проверьте правильность заполнения даты выплаты по ведомости. Для массовой установки даты нажмите Операции/Заполнить Дату во всех записях (Рис. 5). Для редактирования даты нажмите Запись/Редактировать.

Рисунок 5

          - если суммы к выплате не рассчитаны, тогда запустите пункт меню Операции/Сформировать ведомость. В условиях формирования записей заполните дату выплаты. Программа рассчитает итоговые суммы к выплате за расчетный месяц. Дата расчета будет предложена согласно указанной в условиях формирования.

    Вариант 2. В программе НЕ ведется расчет выплат по ведомости.

В этом случае программа считает, что все начисления для сотрудников выдаются полностью в плановые даты выплаты зарплаты. При этом расчет по ведомости не делается. Сальдо-оборотная ведомость не ведется.

Плановые даты устанавливаются через пункт главного меню Сервис/Настройки на вкладке Заработная плата (Рис. 6). Отсюда программа возьмет их для заполнения 110 строки в 6-НДФЛ.

Рисунок 6

    Даты выплаты иных доходов в межрасчетный период заполняются в строку 110 из соответствующего расчетного документа (расчет отпуска, больничного и пр.). Для проверки дат межрасчетных выплат по каждому сотруднику зайдите в Суммы/Занесение сумм персонально. Откройте вкладку «Выплаты». Выделите строку с удержанием, откройте пункт меню Удержания/Редактировать удержание (рис 7).

Рисунок 7

    Проверьте дату выплаты, при необходимости отредактируйте.

        1.5 Заполнение суммы удержанного налога (строка 140 разд. 2 формы 6-НДФЛ)

    Сумма удержанного НДФЛ рассчитывается при выплате дохода. При выплате итоговой суммы заработной платы за месяц заполнение суммы удержанного НДФЛ зависит от настройки учета выплат в вашей программе:

    Вариант 1. В программе ведется учет фактических выплат по ведомости. В этом случае:

       1.5.1 В главном окне программы выберите в поле «Расчетный месяц» нужный месяц отчетного периода.

       1.5.2 Откройте пункт меню Суммы/Расчетная ведомость:

          - если суммы к выплате рассчитаны, проверьте правильность заполнения удержанного НДФЛ с выплаты. Для массового расчета НДФЛ нажмите Операции/Заполнить НДФЛ во всех записях. Для редактирования НДФЛ нажмите Запись/Редактировать.

          - если суммы к выплате не рассчитаны, тогда запустите пункт меню Операции/Сформировать ведомость. Программа выполнит расчет итоговой суммы к выплате за расчетный месяц. НДФЛ рассчитается автоматически. Если необходимо изменить запись, нажмите Запись/Редактировать.:

    Вариант 2. В программе НЕ ведется учет фактических выплат по ведомости.

    НДФЛ удержанный в этом случае рассчитывается автоматически со всей итоговой суммы заработной платы за отработанный месяц, выданной в плановую дату выдачи зарплаты и удержания НДФЛ.

     При межрасчетных выплатах (отпуск, больничный и пр.) сумма НДФЛ рассчитывается автоматически и берется из расчетных документов по этим видам выплат.

     Для проверки НДФЛ с межрасчетных выплат по каждому сотруднику:
- зайдите в Суммы/Занесение сумм персонально.
- Откройте вкладку «Выплаты».
- Выделите строку с удержанием, откройте пункт меню Удержания/Редактировать удержание.
- Укажите НДФЛ для этой выплаты (Рис. 8).

Рисунок 8

     Обратите внимание. Выплата должна быть занесена именно в тот месяц, за который она производится. Например, начисление заработной платы было 29 февраля, выдали 10 марта. Расчет по ведомости нужно произвести в феврале.

    Для проверки правильности занесения данных для отчета 6-НДФЛ, воспользуйтесь общей проверкой, для этого:
- Откройте пункт меню Отчеты/Отчеты по НДФЛ/Проверка данных для 6-НДФЛ.

     По результатам проверки приступайте к формированию отчета.

2. Формирование и заполнение формы 6-НДФЛ

    Форма 6-НДФЛ состоит из двух разделов. Первый раздел «Обобщенные показатели» собирается нарастающим итогом. Второй раздел «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» содержит сведения по выплатам только за последние 3 месяца.

    Например. Начисление зарплаты было 31 марта, выплату произвели 4 апреля. В этом случае в первый раздел суммы попадут (начислено, удержано), а во втором разделе они не отразятся, так как фактически выплата произведена в апреле и будет относиться ко 2 кварталу.

Сформируем отчет 6-НДФЛ

    Для получения файла со сведениями о налоге на доходы физических лиц выполните следующие операции:

        Выберите пункт главного меню Отчеты / Отчеты по НДФЛ / 6-НДФЛ.

            2.1 Заполните условия подготовки отчета:

             - «Выбор лиц»;

             - «Период отчета»;

            - «Дата составления» считывается с системы компьютера. При желании ее можно изменить

             - «Номер корректировки» при подаче повторных корректирующих сведений;

             - «Идентификационный номер файла»;

             - «Место нахождения (учета)» Расчета налоговым агентом, указывается согласно настоящему порядку заполнения формы.

            2.2 Нажмите кнопку «OК». Программа выведет на экран форму 6-НДФЛ.

            2.3 Первая страница формы заполнится автоматически, исходя из реквизитов вашей организации (Сервис/Собственная организация).

            2.4 На второй странице представлены разделы 1 и 2.

            2.5 Заполнить отчет можно вручную или воспользоваться кнопкой «Обновить из Арчи».

            2.6 Для заполнения отчета вручную необходимо заполнить соответствующие желтые ячейки.

            2.7 Если вы воспользовались кнопкой «Обновить из Арчи», программа автоматически заполнит комплекты строк 110, 120, 140 во  2 разделе.

            2.8 Первый комплект строк выйдет пустой, он предназначен для занесения выплат за декабрь 2015 года. Его необходимо заполнить вручную.

            2.9 Для контроля правильности занесения сведений по строкам 110, 120, 140 сформируйте отчет за нужный период (1 квартал): Отчеты / Отчеты по НДФЛ / Строки 110, 120, 140 для 6 НДФЛ

            2.10 Для заполнения пары строк 100 и 130, сформируйте вспомогательный отчет:Отчеты / Отчеты по НДФЛ / Строки 100, 130 для 6 НДФЛ.

            2.11 Далее если хотите распечатать отчет, нажмите кнопку «Печать».

            2.12 Если вам необходимо записать файл нажмите кнопку Сохранить на магнитный носитель». Убедитесь в правильности указанного пути записи файла. Если путь неверный, измените его.

            2.13 Далее нажмите кнопку «ОК». Программа произведет запись вашего файла по указанному пути.

3. Проверка отчета 6-НДФЛ проверочной программой

Для проверки сведений 6-НДФЛ, формируемых для отчетности в ИФНС воспользоваться проверочной программой Tester. Программа является официальной проверочной программой ИФНС.

Для установки проверочной программы воспользуйтесь ссылкой: Получить Tester с сайта ГНИВЦ (www.gnivc.ru) 

Пример заполнения формы 6 НДФЛ.

 

Начислено, в целом по организации за февраль:

            12.02.2016 Отпускные – 20 000 р

            29.02.2016 Расчет зарплаты – 145 000 р

 

Выплаты за февраль:

12.02.2016 Отпускные – 17 400 р

24.02.2016 Аванс – 29 000 р

05.03.2016 По ведомости – 97 150 р

 

 Удержанный налог с заработной платы – 18850 р

 Удержанный налог с отпускных выплат – 2600 р

Образец заполнения второго раздела формы 6-НДФЛ исходя из заданных величин (рис 5):

 

Рисунок 5